フリーランスとして仕事をしていると、複数の案件を同時に進めなければならないことがあります。
Web制作の仕事なら、コーディングやデザインの修正だけでなく、クライアントへの連絡、サーバーの確認、公開作業、請求書の作成など、やることは意外とたくさんあります。
しかも、作業中に新しい依頼や修正が入ることもあります。目の前の仕事に集中していたら、別の案件の連絡を忘れそうになったり、後で対応するつもりだった作業が頭から抜けてしまったりすることもあるのではないでしょうか。
私もWeb制作の仕事を続ける中で、案件やタスク、仕事に必要な情報をどう整理するかは、日々の業務を進めるうえで大切なテーマだと感じています。
この記事では、フリーランスが複数の仕事を抱えたときに実践したいタスク管理の方法や、Trello・Notionなどのツールの活用方法について紹介します。
フリーランスの仕事は、制作作業だけではない
フリーランスというと、自分のペースで自由に仕事ができるイメージがあるかもしれません。
確かに、働く時間や場所を自分で調整できるのはフリーランスの魅力です。
ただ、実際に仕事を続けていると、制作作業以外にも対応しなければならないことがたくさんあります。
- クライアントからのメールやチャットへの返信
- 案件ごとの進捗管理
- 修正依頼への対応
- 納期や公開日の管理
- サーバーやドメインの管理
- 請求書や見積書の作成
- 技術的な調査や検証
- 公開後の保守・メンテナンス
特にWeb制作では、複数のサイトを並行して進めることもあります。
あるサイトの修正をしている途中で別のクライアントから連絡が来たり、サーバーの設定を調べているうちに別の作業が必要になったりと、予定どおりに進まないこともあります。
こうした仕事をすべて頭の中だけで管理するのは、なかなか大変です。
仕事を忘れないためだけでなく、今やるべきことを判断するためにも、タスクを見える形にしておくことが大切です。
タスク管理で大切なのは、頭の中から仕事を出すこと
やることが多いと、「あの案件の返信をしなきゃ」「明日までに修正しなきゃ」「あの設定も確認しなきゃ」と、頭の中で何度も仕事のことを考えてしまいます。
まだ対応していない仕事が気になって、目の前の作業に集中できないこともあります。
そんなときに役立つのが、やるべきことを頭の中から外に出して、一覧で確認できるようにすることです。
思いついたタスクは、その場で記録する
例えば、仕事中に次のようなタスクが発生したとします。
- A社のトップページを修正する
- B社に見積書を送る
- C社のWordPressを更新する
- 検証環境でプラグインの動作を確認する
これらを頭の中だけで覚えておこうとすると、作業に集中している間に忘れてしまう可能性があります。
そのため、タスクが発生した時点でメモやタスク管理ツールに登録する習慣をつけておくと安心です。
大切なのは、最初からきれいに整理しようとしないこと。まずは忘れないように記録し、後から優先順位をつければ十分です。
タスクは具体的な作業に分ける
「A社のサイトを完成させる」というタスクだけでは、何から始めればいいのか分かりにくい場合があります。
その場合は、次のように分けてみましょう。
- トップページのコーディング
- 下層ページの作成
- スマートフォン表示の確認
- お問い合わせフォームのテスト
- クライアントへの確認依頼
作業を細かく分けると、次に何をすればいいのかが明確になります。
また、作業が完了した項目にチェックを入れれば、進捗も把握しやすくなります。
複数案件を管理するときは、案件ごとに整理する
複数のクライアントと仕事をしている場合、すべてのタスクを同じ感覚で管理するのではなく、案件ごとに整理しておくのがおすすめです。
例えば、次のような情報をまとめておきます。
| 管理項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 案件名 | クライアント名・サイト名 |
| 納期 | 公開日・提出期限 |
| 進捗 | 未着手・作業中・確認待ち・完了 |
| 次の作業 | 次に対応する具体的なタスク |
| 連絡事項 | 確認待ちの内容・クライアントへの質問 |
| 関連情報 | 仕様書・参考URL・作業メモ |
案件ごとに情報が整理されていれば、久しぶりに作業を再開するときにも状況を把握しやすくなります。
特に、複数の案件を行き来することが多いWeb制作者にとっては、「今どこまで進んでいて、次に何をするのか」がすぐに分かる状態を作っておくことが重要です。
タスク管理ツールは、自分の仕事に合うものを選ぶ
タスク管理には、紙の手帳やノート、Excel、スプレッドシート、専用のWebサービスなど、さまざまな方法があります。
どれが正解というわけではありません。大切なのは、自分が無理なく使い続けられることです。
ここでは、フリーランスの仕事で活用しやすいツールを紹介します。
Trelloでタスクの進捗を見える化する
Trelloは、タスクをカードとして管理できるツールです。
例えば、次のようなリストを作成します。
- 未着手
- 作業中
- 確認待ち
- 完了
タスクのカードを移動させることで、仕事の進捗を視覚的に把握できます。
私もタスク管理にTrelloを利用してきました。案件ごとの作業をカードにしておくと、対応するべきことを一覧で確認しやすくなります。
特に、作業の進捗をひと目で把握したい人や、細かなタスクを順番に処理していきたい人には使いやすい方法です。
Notionで案件情報やメモもまとめる
タスクだけでなく、案件に関する情報や技術メモ、参考URLなども一緒に管理したい場合は、Notionも候補になります。
例えば、次のような情報をまとめられます。
- 案件ごとの基本情報
- 作業タスクと進捗
- クライアントからの依頼内容
- WordPressやサーバーの設定メモ
- よく使うコードや参考サイト
- 今後対応したいこと
Web制作では、タスクそのものだけでなく、作業に必要な情報を探す時間も発生します。
案件情報とタスク、技術メモを関連づけて管理できれば、必要な情報を探す手間を減らせる可能性があります。
私自身も、Trelloでのタスク管理に加えて、Notionに案件・タスク・情報をまとめる方法を検討してきました。
ただし、機能が多いツールほど、最初に管理方法を考えたり、データベースを整えたりする手間もかかります。最初から完璧な仕組みを作ろうとせず、必要なものから少しずつ整えるのがよさそうです。
紙の手帳やノートも活用する
デジタルツールが便利だからといって、すべてをデジタル化する必要はありません。
その日の予定や、今すぐ対応したいことを紙の手帳に書き出す方法もあります。
例えば、タスク管理ツールには案件全体の情報をまとめ、手帳には今日やることだけを書く、という使い分けもできます。
自分にとって確認しやすい方法を選ぶことが、継続するためのポイントです。
タスク管理を複雑にしすぎないことも大切
タスク管理を始めると、優先順位やカテゴリ、期限、担当者など、いろいろな項目を設定したくなることがあります。
しかし、管理すること自体に時間がかかってしまっては、本来の仕事が進みません。
最初は、次の4つだけでも十分です。
- 何をするのか
- いつまでにするのか
- 今どの状態なのか
- 次に何をするのか
必要になったら項目を追加し、使わない項目は減らしていけばよいのです。
タスク管理ツールを比較し続けるよりも、まずは今使っているツールで仕事を整理する方が、すぐに実践できることもあります。
毎日の終わりに、翌日のタスクを確認する
仕事を終える前に、翌日やることを確認する時間を作っておくのもおすすめです。
例えば、次の3点を確認します。
- 今日完了したタスク
- まだ終わっていないタスク
- 明日、優先して取り組むタスク
終わらなかったタスクは、必要に応じて期限や優先順位を見直します。
翌朝になってから「今日は何をしよう？」と考えるより、あらかじめやることが分かっている方が、仕事に取りかかりやすくなります。
もちろん、急な依頼が入ることもあるため、予定どおりに進まない日もあります。それでも、基本となるタスクが整理されていれば、予定を組み直しやすくなります。
フリーランスのタスク管理で意識したいこと
フリーランスの仕事では、すべてのタスクを完璧に予定どおり進めることが難しい場面もあります。
クライアントからの連絡や急な修正、予想していなかった技術的な問題など、自分だけではコントロールできないこともあるからです。
だからこそ、タスク管理では「予定を守ること」だけでなく、状況が変わったときに対応しやすい状態を作ることも大切です。
そのために意識したいのは、次の3つです。
- タスクを頭の中だけで管理しない
- 案件ごとの進捗と次の作業を明確にする
- 管理方法を複雑にしすぎない
仕事の管理方法は、一度決めたら終わりではありません。案件の数や仕事の内容が変われば、自分に合う方法も変わっていきます。
今のやり方で困っていることがあれば、少しずつ見直していけばよいと思います。
まとめ：自分に合ったタスク管理で、仕事を進めやすくする
フリーランスとして複数の案件を抱えていると、制作作業だけでなく、連絡や進捗管理、調査、納期の調整など、さまざまな仕事を管理する必要があります。
そのすべてを頭の中だけで覚えておくのは大変です。
まずはタスクを書き出し、案件ごとに整理して、今やるべきことを見える形にしてみましょう。
Trelloのようなタスク管理ツールを使う方法もあれば、Notionで案件情報や技術メモまでまとめる方法もあります。紙の手帳とデジタルツールを併用するのも一つの方法です。
大切なのは、便利そうなツールをたくさん使うことではなく、自分の仕事に合った方法で、必要な情報をすぐに確認できる状態を作ることです。
まずは、今日やることを3つ書き出すところから始めてみてはいかがでしょうか。
