とても便利な連絡ツールといえば「LINE」ですよね。友達や家族とLINEのグループを作って連絡を取り合っている人もいるのではないでしょうか？中には仕事関係の人とグループを作っているという人もいます。
仕事関係の人とLINEを利用する時は気をつけたほうが良いことやマナーがあります。相手に失礼にならないようにマナーを確認して利用しましょう。
そこで今回は、仕事でLINEを利用する時のマナーや注意点についてお伝えします。
仕事でLINEグループに招待された時は
LINEだから相手も自分だとわかっているはずですが、まずは確認の意味と自己紹介も含めて挨拶の文面を送りましょう。
「お疲れ様です。これからお世話になります、○○です。よろしくお願いします」
手短に、かつ謙虚な文面なら相手を不快にしてしまうことはないでしょう。
いきなり趣味や特技などを書き連ねるのは、面倒くさいと思われるおそれがあるので控えて。
あまり堅い文面だと真面目すぎて冷たい印象になるので、文末に「！」を使うなど、適度に砕けた印象を入れるのもいいでしょう。
文末が「です・ます調」ばかりだと、そっけなくノリが悪いと思われてしまうので、嫌味のない絵文字やスタンプを上手に使い、ソフトな印象を演出します。
ただし、仕事関係のグループでは実際に会ったことがない人が含まれるケースも少なくありません。絵文字やスタンプの使用は「常識の範囲内で」使うことが重要です。
LINEのグループで仕事の話をするのは避ける
社外秘の情報や関係者以外に伝えてはいけない機密性の高い情報、個人情報などをLINEの会話に出さないよう注意しましょう。
LINEを使う会話の内容は、簡単な業務連絡などにとどめ第三者に見せてはいけない内容は極力控えましょう。
気軽に使えるLINEは利便性が高い一方で、電話やメールよりも敷居が低く感じられマナー違反をしてしまいやすいというデメリットがあります。
多くの人が使える無料ツールであるだけにセキュリティ面でも不安はあります。
より安全性の高いビジネス向けのチャットツールもいろいろありますで、気軽に使えるLINEと使い分けて併用するという方法もあります。
よりビジネスに特化して使いやすい機能があるサービスもあるので、大切な情報のやり取りをするためには検討してみてもいいかもしれません。
仕事のLINEグループにいる痛い人
LINEは友達とも気軽に使っている気安さから、仕事の相手とのやり取りでもルールやマナーを安易に考えてしまいがちです。
それほど親しくしているわけでもない、同僚や先輩、上司から気軽に連絡されると面倒だと感じることもあります。
友人同士でも深夜や早朝に送られてくるLINEにイラつくことはありますよね。それが仕事関係の繋がりしかない人だと、「正直勘弁して欲しい！」という場合もあるでしょう。
プライベートな時間にまで仕事の関係者と繋がりたくないと思う人は多いですよね。
そんな場合、どうしているのか調べたところ「既読をつけないようにする」「スタンプだけで返信して終了」などの方法がありました。
また、わざと少し時間を置いてから「ごめん、気づかなかった」と一言返すなど。
返信しないと文句を言うタイプの相手には、遅れても後から長文で返すといった意見も。
仕事でのかかわり方や、相手の性格も考えて「ちょうどいいあしらい方」を探る必要がありそうですね。
あなたの会社には職場の人とのLINEグループがありますか？
会社の部署やチーム、同期の仲間など仕事関係の人同士でのLINEグループを利用しているかというアンケートには、８割が「使っていない」と答えていますが、２割近い人が「使っている」と答えています。
LINEグループの利用方法は、主に仕事上の連絡網として使われているようです。チーム制で動く仕事の場合は、仕事の割り振りやシフトなど業務連絡を共有するには便利ですね。
改めてメモを取る必要もなく、変更などもリアルタイムで共有きますし、画像や動画が使える点も便利です。
その一方で「あれば便利だよね」と作ったLINEグループが結局活用されないまま放置されているというケースも多いようです。
また、グループはあるけど既読スルーや見ていない、会話には参加しないという人も。コチラは男性に多いのではないでしょうか。
コミュニケーションツールとしては便利で優れていると理解しつつも、あまり活用してないということも多いようですね。
仕事でLINEを使用する時の注意点
LINEを送る時は送信先は確実に！
メールでも同じですが、LINEをビジネスシーンで使用する場合に起こりがちなトラブルの一つは送信する相手を間違えること。
だれでも１度くらいは経験しているであろうメッセージの誤送信。送信前に二度見・指差しするくらいの慎重さで、確実に目的の相手に送りましょう。
「既読」をつけたら返信は早めに！
LINEでは相手がメッセージを開くと「既読」表示がつきます。自分が送ったメッセージが既読スルーされると気になりますよね。
相手が仕事関係者であっても「既読スルー」はいい気がしないものです。メッセージを読んだら、相手には既読が伝わっているので早めに返信するようにしましょう。
すぐに返信ができない場合
すぐに返信できない状況にいるのなら、メッセージを開かないのが一番です。通知のポップアップ機能で一部の文章を確認するか、タイムラインなどで確認だけしてメッセージを読むのは返信ができる状態になってからでもいいでしょう。
メッセージに「至急」「急ぎで」などと書かれている場合は、既読になっているのに返信がないと送った相手が不安や不快に感じることもあります。
